Простой рецепт тайм-менеджмента

Апологеты чистоты языка кривятся, заслышав слова наподобие «тайм-менеджмент». Мол, говорите по-русски: «управление временем».

Однако, повторив про себя несколько раз это самое «управление временем», понимаешь: что-то здесь не так. В хлестком time management слышится именно то, что в это понятие вкладывается: эффективное использование времени, высокая скорость работы, отсутствие пробуксовок.

А в певучем «управлении временем» звучит славянская вальяжность: дескать, как хочу, так и управляю. И сразу понимаешь разницу между английским и русским терминами, а также то, что многие сотрудники занимаются именно управлением времени, а не тайм-менеджментом: что-то планируют, что-то делают, а все равно в сроки не вписываются.

Между тем, рецепт тайм-менеджмента прост. Его вроде бы все знают, его применение не требует усилий воли. И тем не менее – поразительно – не используют. Вот он: «Сделай это немедленно!».

Слишком просто?

По наблюдению автора книги «Работай меньше, успевай больше» Керри Глисона, большинство людей не осознают, что постоянно что-то откладывают, хотя постоянно именно это и делают. А вы?

Вот красноречивый отрывок из указанной книги:

«… Когда люди просят меня помочь с организацией рабочего процесса и применением программы PEP, первым делом я заставляю их очистить рабочий стол. На самом деле я подхожу к столу того человека, который обратился ко мне за помощью, и вместе с ним начинаю перебирать все бумаги, лежащие на столе. Начинаю именно с бумаг, хотя электронные документы и средства коммуникации все больше укрепляют свои позиции в бизнес-среде. Я делаю это потому, что людям гораздо легче усвоить новую концепцию, если проиллюстрировать ее с помощью реальных, а не виртуальных бумаг.

Я поднимаю со стола какой-нибудь лист и спрашиваю, что это такое. Человек отвечает: «Ах да, это документ, на который я должен был отреагировать». «Хорошо», — говорю я. После чего мой подопечный, как и следовало ожидать, пытается отложить этот лист в сторону, но я останавливаю его. «Подождите! Почему вы его откладываете?»

Человек бросает на меня скептический взгляд и говорит: «Ну я же должен сделать это, поэтому и пытаюсь положить этот лист сюда». «Тогда сделайте это сейчас же». «Вы хотите, чтобы я занялся этим прямо сейчас? Но на это понадобится время». «Я не против. Я посижу здесь, пока вы сделаете все, что нужно». И он делает. Как правило, я засекаю время. Затем спрашиваю: «Сколько времени вам потребовалось на это?» «Одна минута», — отвечает он (или «три минуты», или другое время). «Вот видите! Всего ничего». «Да, — соглашается он, — это заняло совсем немного времени».

Когда люди выполняют это задание впервые, они испытывают чувство дискомфорта. Они следуют моим указаниям, но, как правило, еще не понимают сути концепции «Сделайте это сразу же», хотя мы с ними уже обсудили ее, и я просил их сделать ее неотъемлемым элементом своего стиля работы. Тем не менее поначалу люди не понимают, что придерживаться ее следует постоянно и неуклонно. Это становится очевидным, когда я прихожу к своим клиентам в следующий раз. В большинстве случаев происходит так: в ожидании моего визита человек убрал свой кабинет или рабочее место, аккуратно разложив все бумаги по стопкам. Он очень гордится тем, что усвоил преподанный мною накануне урок.

Пожалуй, достаточно легко рассказать любому из вас о концепции «Сделайте это сразу же» и даже добиться того, чтобы вы взяли ее на вооружение. Однако большинство людей считают, что ничего не откладывают на потом, хотя именно так и поступают. Только непрерывная работа над освоением концепции позволит вам найти доказательства этому. Поверьте, вы очень удивитесь, узнав, какие только причины ни изобретают люди себе в оправдание, чтобы не браться за дело сразу же.

Во время первого визита к одному из клиентов мы с ним занялись тщательной уборкой рабочего стола. Мы скрупулезно пересмотрели каждый лежавший на нем лист бумаги, пока не было сделано все, что нужно. Концепция «Сделайте это сразу же» произвела на моего клиента столь сильное впечатление, что он охотно принял ее в качестве новой философии организации рабочего процесса.

Когда я пришел к нему в следующий раз, то едва вошел в дверь, как он начал говорить о том, что принцип «Сделайте это сразу же» — самое удивительное, что с ним когда-либо происходило. Он с огромным энтузиазмом отнесся к программе PEP и был в восторге от тех перемен, которые произошли в его жизни под ее влиянием. Затем я взял один из листов, лежавших в лотке для бумаг, находящихся в работе. Это была записка с просьбой перезвонить. Я сказал клиенту: «Почему бы вам не позвонить этому человеку сейчас?» Он немного нахмурился. «Сейчас?!» — переспросил он. «Да, сейчас», — подтвердил я. Мой клиент поднял трубку… К концу нашей встречи он проработал все до единой бумаги, лежавшие в лотке «Бумаги в работе».

Почему я смог очистить его лоток для бумаг, тогда как он сам этого не сделал? Да потому, что само название лотка — «В работе» — подразумевает, что окончательная обработка этих документов отложена на потом. Разумеется, один сеанс PEP не изменил ситуацию.

Позвольте мне обратить ваше внимание на следующее: принципа «Сделайте это сразу же» необходимо придерживаться систематически, постоянно, изо дня в день. Если вы решаете не делать что-то сразу же — в этом и есть ваша проблема. Лоток «Бумаги в работе» предназначен исключительно для документов, работа с которыми отложена по не зависящим от вас причинам. Например, Мэри вернется из отпуска только в понедельник, поэтому вы и позвоните ей в этот день, и т. д. — иначе это и было бы дело, которое вы просто отложили на потом.

Если вы хорошо усвоите концепцию «Сделайте это сразу же» и поймете истинные последствия привычки откладывать дела, это в буквальном смысле слова изменит ваш подход к работе и к жизни. Вы сможете делать гораздо больше, чем когда бы то ни было…»