Апологети чистоти мови кривляться, почувши слова наприклад «тайм-менеджмент». Мовляв, говоріть звичайно: «управління часом».
Однак, повторивши про себе кілька разів це «управління часом», розумієш: щось тут не так. У хльосткому time management чується саме те, що в це поняття вкладається: ефективне використання часу, висока швидкість роботи, відсутність пробуксувань.
А у співучому «управлінні часом» звучить слов’янська вальяжність: мовляв, як хочу, так і керую. І одразу розумієш різницю між англійською та російською термінами, а також те, що багато співробітників займаються саме управлінням часу, а не тайм-менеджментом: щось планують, щось роблять, а все одно вчасно не вписуються.
Тим часом рецепт тайм-менеджменту простий. Його начебто всі знають, його застосування не потребує зусиль волі. І тим не менше – разюче – не використовують. Ось він: “Зроби це негайно!”.
Занадто просто?
За спостереженням автора книги «Працюй менше, встигай більше» Керрі Глісона, більшість людей не усвідомлюють, що постійно щось відкладають, хоч постійно саме це роблять. А ви?
Ось промовистий уривок із зазначеної книги:
«… Коли люди просять мене допомогти з організацією робочого процесу та застосуванням програми PEP, насамперед змушую їх очистити робочий стіл. Насправді я підходжу до столу тієї людини, яка звернулася до мене за допомогою, і разом із ним починаю перебирати всі папери, що лежать на столі. Починаю саме з паперів, хоча електронні документи та засоби комунікації дедалі більше зміцнюють свої позиції у бізнес-середовищі. Я роблю це тому, що людям набагато легше засвоїти нову концепцію, якщо проілюструвати її реальними, а не віртуальними паперами.
Я піднімаю зі столу якийсь лист і питаю, що це таке. Людина відповідає: “Ах так, це документ, на який я мав відреагувати”. “Добре”, – кажу я. Після чого мій підопічний, як і слід було очікувати, намагається відкласти цей лист убік, але я зупиняю його. «Почекайте! Чому ви його відкладаєте?
Людина кидає на мене скептичний погляд і каже: «Ну я ж маю зробити це, тому й намагаюся покласти цей лист сюди». «Тоді зробіть це зараз». «Ви хочете, щоб я зайнявся цим прямо зараз? Але на це знадобиться час». “Я не проти. Я сиджу тут, доки ви зробите все, що потрібно». І він робить. Як правило, я засікаю час. Потім питаю: Скільки часу вам знадобилося на це? “Одна хвилина“, – відповідає він (або “три хвилини“, або інший час). «Ось бачите! Усього нічого». “Так, – погоджується він, – це зайняло зовсім небагато часу”.
Коли люди виконують це завдання вперше, вони відчувають дискомфорт. Вони дотримуються моїх вказівок, але, як правило, ще не розуміють суті концепції «Зробіть це відразу», хоча ми з ними вже обговорили її, і я просив їх зробити її невід’ємним елементом свого стилю роботи. Проте спочатку люди не розуміють, що її слід дотримуватися постійно і неухильно. Це стає очевидним, коли я приходжу до своїх клієнтів наступного разу. У більшості випадків відбувається так: в очікуванні мого візиту людина прибрала свій кабінет або робоче місце, акуратно розклавши всі папери на стосах. Він дуже пишається тим, що засвоїв напередодні урок.
Мабуть, досить легко розповісти кожному з вас про концепцію «Зробіть це одразу ж» і навіть досягти того, щоб ви взяли її на озброєння. Однак більшість людей вважають, що нічого не відкладають на потім, хоча саме так і роблять. Тільки безперервна робота над освоєнням концепції дозволить вам знайти докази цього. Повірте, ви дуже здивуєтеся, дізнавшись, які тільки причини не винаходять люди собі на виправдання, щоб не братися за справу відразу.
Під час першого візиту до одного з клієнтів ми з ним зайнялися ретельним прибиранням робочого столу. Ми скрупульозно переглянули кожен аркуш паперу, що лежав на ньому, поки не було зроблено все, що потрібно. Концепція «Зробіть це відразу» справила на мого клієнта настільки сильне враження, що він охоче прийняв її як нову філософію організації робочого процесу.
Коли я прийшов до нього наступного разу, то тільки-но ввійшов у двері, як він почав говорити про те, що принцип «Зробіть це відразу ж» — найдивовижніше, що з ним коли-небудь відбувалося. Він з величезним ентузіазмом поставився до програми PEP і був у захваті від змін, які відбулися в його житті під її впливом. Потім я взяв один із аркушів, що лежали в лотку для паперів, що перебувають у роботі. То була записка з проханням передзвонити. Я сказав клієнту: «Чому б вам не подзвонити цій людині зараз?» Він трохи насупився. «Зараз?!» – перепитав він. “Так, зараз”, – підтвердив я. Мій клієнт підняв слухавку… До кінця нашої зустрічі він пропрацював усе до єдиного паперу, що лежав у лотку «Паперу в роботі».
Чому я зміг очистити його лоток для паперів, тоді як він сам цього не зробив? Та тому, що сама назва лотка — «У роботі» — має на увазі, що остаточне опрацювання цих документів відкладено на потім. Очевидно, один сеанс PEP не змінив ситуацію.
Дозвольте мені звернути вашу увагу на наступне: принцип «Зробіть це відразу ж» необхідно дотримуватися систематично, постійно, день у день. Якщо ви вирішуєте не робити щось одразу — у цьому і є ваша проблема. Лоток «Папери в роботі» призначений виключно для документів, робота з якими відкладена з причин, що не залежать від вас. Наприклад, Мері повернеться з відпустки лише у понеділок, тому ви й зателефонуєте їй цього дня, і т. д. — інакше це й була б справа, яку ви просто відклали на потім.
Якщо ви добре засвоїте концепцію «Зробіть це відразу ж» і зрозумієте справжні наслідки звички відкладати справи, це буквально змінить ваш підхід до роботи та життя. Ви зможете робити набагато більше, ніж будь-коли…»
